"Kollege Papierkorb": Kennen Sie diese 3 Regeln?

Der Papierkorb könnte der wichtigste "Kollege" sein. Klaglos nimmt er alle entsorgten Unterlagen auf, nichts wird ihm zu viel. Aber: Dazu müssten Sie konsequent wegwerfen. 3 Regeln unterstützen Sie dabei.

Kennen Sie das? Unter der Eingangspost ist ein Gewinnspiel. Doch statt den ungeöffneten Umschlag dem "Kollegen Papierkorb" anzuvertrauen, öffnen Sie ihn. Ebenso die Angebote für Kugelschreiber, Druckerpatronen und ein neues Hotel. Noch am nächsten Tag schieben Sie die Unterlagen unschlüssig von links nach rechts.

"Warum schmeißt du das nicht einfach weg?" will eine Kollegin wissen. "Lieber nicht, vielleicht brauche ich das noch." rechtfertigen Sie sich. "Ja, genauso wie die Zeitschriften aus dem Jahr Neunzehnhundert-irgendwas, die kein Mensch mehr liest." lautet der lakonische Kommentar. Klarer Fall: Hier hat jemand noch viele Möglichkeiten, den Papierkorb zum besten Verbündeten im Büro zu machen.

Nutzen Sie die Vorteile Ihres Papierkorbes
Überlegen Sie einen Moment: Nutzen Sie Ihren Papierkorb - den realen und den PC-Papierkorb - wirklich optimal? Ja? Dann herzlichen Glückwunsch. Nein? Dann überlegen Sie einmal, wie viel Zeit Sie durch schnelle, klare Entscheidungen zukünftig sparen könnten, wenn Sie wissen, nach welchen Kriterien Sie ganz nebenbei Unterlagen in den Papierkorb entsorgen. Und wie befreiend es vielleicht sein kann, weniger Papier und Daten zu verwalten. Denn alles, was in Ihrem Papierkorb landet, sorgt für einen freien Kopf, einen übersichtlichen Schreibtisch und ein aktuelles PC-Dokumentenmanagement.

Kennen Sie diese 3 Regeln für den Papierkorb?
Diese drei Kriterien funktionieren nur, wenn Sie sie wirklich konsequent beachten:

1. Prävention: Nur Notwendiges wird weiter bearbeitet oder abgelegt.
2. Aktion: Bevor etwas Neues reinkommt, fliegt etwas Altes raus!
3. Nachsorge: Regelmäßige Säuberungsaktionen.

Kennen Sie diese Umsetzungstipps zum Papierkorb?

Eingehende Post:

• Werbung sofort in den Papierkorb = (ungeöffnet) Papierkorb!
• Gehört nicht in Ihr Aufgabengebiet? = Papierkorb!
• Könnten Sie oder irgendjemand anderes vielleicht einmal irgendwann gebrauchen? = Papierkorb!
• "Weichmacher", wenn Sie nicht sofort wegwerfen möchten:
  Ein Fach mit "kann weg?" beschriften und die unklaren Unterlagen hineinlegen. Wenn die Oberkante erreicht ist, ohne Ansehen von unten eine Handvoll entnehmen und jetzt = Papierkorb!

Ablage

• Entscheidungsfragen: Brauche ich das wirklich? Alles, komplett? Muss ich es (auch) ablegen? Bei ja = abheften. Sonst = Papierkorb!
• Es gibt nicht nur Aufbewahrungsfristen, sondern auch Wegwerffristen. Wenn die erreicht ist = Papierkorb beziehungsweise Reißwolf!
• Wo möglich: Beim Abheften im Ordner eine veraltete Unterlagen herausnehmen = Papierkorb beziehungsweise Reißwolf!

Lesestoff

• Nur interessante Artikel aus einer Zeitschrift entnehmen und zum Lesen in ein Lesefach legen, den Rest der Zeitschrift = Papierkorb!
• Nach dem Lesen entweder in ein bestehendes System einordnen oder = Papierkorb!
• Lesestoff gezielt aufbewahren. Wenn Sie denken "den lese ich vielleicht irgendwann mal" und Artikel einfach nur aus Interesse aufbewahren möchten = Papierkorb!

Infosystem, Zeitschriften- und Stehsammler

• Hier kommt so oft wie möglich die 2. Regel " Bevor etwas Neues reinkommt, fliegt etwas Altes raus!" zum Einsatz. Betrifft vor allem Prospekte und Kataloge: Wenn der neue Bürokatalog kommt, fliegt der alte raus = Papierkorb!
• Zeitschriften jahrgangsweise anlegen, kennzeichnen und später jahrgangsweise entsorgen = Papierkorb!

Lesen Sie im zweiten Teil der Miniserie zum Papierkorb, wie Sie die drei Grundregeln bei Ihrem elektronischen Papierkorb umsetzen können. 

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

 

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