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Archivartikel vom 19.08.2003

Handy finanzamtsicher abrechnen

Autor: VNR-Redaktion

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Handy und Autotelefon gehören zur Grundausstattung vieler Unternehmen. Insofern ist es verwunderlich, dass die lohnsteuerlichen Probleme noch nicht abschließend geklärt sind.Die Oberfinanzdirektion Frankfurt a.M. hat mit ihrer Verfügung vom 4. 3. 2003, S 2354 A - 39 - St II 30, ausführlich Stellung genommen. Die Beamten stellen in ihrer Anweisung klar, dass die steuerliche Behandlung für ein Autotelefon, ein Handy oder ein Mobiltelefon absolut identisch ist.

Sie stellen das Handy zur Verfügung
Bei der Ermittlung der Privatnutzung des Ihrem Arbeitnehmer überlassenen PKW wird der Wert des Autotelefons/Handys, einschließlich einer Freisprechanlage, nicht mit einbezogen. Gestatten Sie Ihrem Arbeitnehmer, dass er über dieses Telefon auch private Telefonate führen darf, so ist dieser geldwerte Vorteil ebenfalls nach § 3 Nr. 45 EstG ( http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/estg/ ) lohnsteuerfrei. Keine Überwachungsarbeit für Ihre Buchhaltung
Aus steuerlicher Sicht ist es vollkommen gleichgültig, in welchem Umfang Ihr Mitarbeiter das Handy betrieblich bzw. privat nutzt. Auch wenn er es vollständig, d.h. zu 100 %, für Privatgespräche nutzen sollte, ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern. Sie können sich hierbei auf R 21 e LStR 2002 berufen.

Ihr Arbeitnehmer stellt das Handy zur Verfügung
Stellt Ihr Arbeitnehmer sein Handy in den Dienst Ihres Unternehmens, können Sie ihm seine gesamten Kosten steuerfrei erstatten. Voraussetzung ist allerdings, dass Ihr Arbeitnehmer sein Handy nahezu ausschließlich betrieblich nutzt. Um die Kosten vollständig übernehmen zu können, bitten Sie Ihren Arbeitnehmer, einen Einzelgesprächsnachweis bei seinem Netzbetreiber zu beantragen. Etwaige Privatgespräche soll er darauf kenntlich machen. Liegen diese unter 5% der Rechnungssumme, sind sie von untergeordneter Bedeutung und können von Ihnen miterstattet werden. Nehmen Sie den Verbindungsnachweis mit zum Lohnkonto. Auch pauschale Erstattung möglich
Möchten Sie die Kosten Ihres Arbeitnehmers nicht vollständig übernehmen, haben Sie noch die Möglichkeit, den so genannten Auslagenersatz pauschal abzurechnen. Sofern erfahrungsgemäß berufliche Kosten anfallen, können Sie aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, maximal 20 € monatlich, steuerfrei erstatten. Höhere Beträge können Sie nur dann pauschal steuerfrei erstatten, wenn Sie sich die Handy-Abrechnungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten vorlegen lassen. Auch in diesem Fall gehören die Unterlagen mit zum Lohnkonto.

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