Liebe Leserin, liebe Leser,

Unterbrechungen bei der Arbeit sind etwas, das fast alle Büromenschen von ihren Kunden, Lieferanten oder Interessenten kennen. Meine Antwort auf Klagen über diese Unterbrechungen ist ziemlich handfest: “Das sind keine Unterbrechungen, es ist Ihr Job, sich um diese Anliegen zu kümmern. Der ‘störende’ Kunde sichert Ihren Job. Punkt.” Bei Kolleginnen und Kollegen, die während der Arbeit für Unterbrechungen sorgen, ist das nicht so eindeutig.

Viele kennen es, dass schon wieder der hilflose Kollege vor einem steht mit einem “Kannst du mir noch mal helfen?” oder “Kannst du mir mal eben sagen …?”. Das jedoch reißt einen aus der Aufgabe heraus. Es kostet Zeit und Nerven, um anschließend den Faden wieder aufzugreifen. Und manchmal sind die guten Einfälle nach der x-ten Unterbrechung ins Nirgendwo verschwunden und der Energiepegel ist plötzlich auf “Null”. Wie also kann man es schaffen, seiner Arbeitsplanung zu folgen, ohne die Kolleginnen und Kollegen vor den Kopf zu stoßen?

Eine Disziplinierungshilfe ist die Tagesliste. Wenn Sie die zum Arbeitsstart erstellen – mit Priorität und ungefährem Zeitbedarf – haben Sie einen “roten Faden” für den Tag. Sie sind so weniger ablenkbar – das diszipliniert nach “innen”, also Sie selbst. Und Sie können leichter eine Ablehnung aussprechen, wenn Sie auf Ihre Liste zeigen. Dann brauchen Sie weniger Worte und keine Rechtfertigung. Für mich und viele meiner Seminarteilnehmer hat sich diese Formulierung bewährt: “Du siehst, wie viel für mich noch abzuarbeiten ist. Sprich mich doch bitte gegen 15 Uhr nochmals an.” Oder auch: “Du siehst, wie viel für mich noch abzuarbeiten ist. Aber gegen 15 Uhr nehme ich mir gern Zeit für dich, ich trage es mir gleich ein, okay?”. Eine andere Variante ist: “Ich möchte auf jeden Fall jetzt den Bericht fertig stellen. Das hat jetzt Vorrang.”

Trotz anfänglicher Skepsis bewährt sich auch vielen “Normal-Büromenschen” (also nicht nur bei Führungskräften) ein Schild an der Tür “Bitte nicht stören, gern wieder ab 15 Uhr.” Sie können mit Kollegen und Kolleginnen zusätzliche Absprachen treffen, dass eine angelehnte Tür bedeutet “Bitte nur im Notfall/ganz dringenden Fällen stören.”

Meine Lieblingsempfehlung für eine Abteilung oder ein Team: Vereinbaren Sie eine Ampelregelung. Rot heißt: bitte nicht stören. Gelb heißt: nur in dringenden Fällen. Grün heißt: ich bin ansprechbar. Das kann durch Fahnen, Kugeln oder Stifte in der jeweiligen Farbe signalisiert werden. Ein Team hat sich aus Pappe eigene Ampeln mit Schieber gebastelt. Wieder andere Teams vereinfachen dies, indem eine rote Fahne aufgestellt wird. Fehlt sie, signalisiert dies die Gesprächsbereitschaft. Wohl bemerkt: Dies gilt für den Kollegenkreis, nicht für Kunden und externe Besucher.

Störungen im Kollegenkreis entspringen manchmal aber auch dem unbewussten Wunsch, sich des Zusammenhalts zu vergewissern und den Kontakt zueinander nicht zu verlieren. Denn dann verlieren wir auch ein Stück wertvoller Lebenszeit, wenn wir die Arbeit und Kollegen nur noch funktionalisieren. Es geht also um die Balance zwischen Beziehungspflege einerseits und dem Tagespensum andererseits. Wie schaffen Sie diese Balance? “Dürfen” Sie “nein, jetzt nicht” zu Kolleginnen oder Kollegen sagen? Oder fühlen Sie sich selbst dann irgendwie “schlecht”? Oder werden Sie sogar von anderen schief angesehen, wenn Sie die Priorität auf die Arbeit statt auf den Menschen legen? Ich bin gespannt, wie es in Ihrem Büro “zugeht” und ob und wie Sie die Balance finden. Schreiben Sie mir!

Viel Spaß und gute Ideen wünscht Ihnen

Ihre

Wera Nägler